INFORMATIVA PRIVACY DI VICENZA HOLDING SPA

INFORMATIVA PRIVACY DI VICENZA HOLDING SPA

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Privacy UE 679/2016 (“GDPR”) informiamo che i dati personali forniti da parte dell’interessato, per sé o per l’organizzazione cui lo stesso appartiene, a Vicenza Holding Spa (di seguito anche Vicenza Holding), in occasione o in funzione delle iniziative, mostre, eventi, workshop, webinar (gli “Eventi”) dalla stessa organizzati o ospitati, anche in collaborazione con terzi partners, sono trattati nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi normativi vigenti. 

Categorie di interessati. Operazioni di trattamento e modalità di raccolta

I dati trattati riguardano i clienti (ovvero i visitatori, i partecipanti a workshop/webinar, webinar e/o ai laboratori di attività didattiche, ), i prospect (soggetti che hanno manifestato interesse agli Eventi mediante richieste di contatto, di informazioni o in qualsiasi altra forma, inclusa l’adesione alla newsletter di Vicenza Holding) e i fornitori (ovvero collaboratori, partner, prestatori d’opera/servizi, appaltanti e appaltatori, concedenti spazi espositivi e/o pubblicitari, consulenti, nonché comodanti, comodatari, agenti, e altri soggetti che potenzialmente possono assumere uno dei suddetti ruoli).

Il trattamento avviene con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle singole finalità sotto dichiarate. 

Vicenza Holding raccoglie i dati i) tramite form on-line o moduli cartacei o di partecipazione compilati dagli Interessati e/o acquisiti da parte di terzi operatori autorizzati da Vicenza Holding o ii) tramite dispositivi mobili di tipo tablet, smartphone presenti nel luogo degli “Eventi”. 

I dati raccolti potranno essere trattati da personale espressamente autorizzato da Vicenza Holding, nei limiti strettamente necessari all'espletamento delle rispettive attività ad essi assegnati 

Finalità del trattamento

Il trattamento ha le seguenti finalità:

1. Adempimento di obblighi contrattuali e di legge (inclusa, tra l’altro, la pianificazione e gestione tecnico-organizzativa degli Eventi e la partecipazione agli stessi, ma anche obblighi contrattuali di fornitura, di collaborazione, di partnership, di prestazione d’opera o di servizi, di appalto, di concessione di spazi espositivi e/o pubblicitari, di consulenza, di comodato, di agenzia) derivanti dalla partecipazione agli Eventi contrattualizzati con l’interessato, e soddisfazione di esigenze precontrattuali (es. evasione di richieste di informazioni di vario genere , ma anche gestione di trattative, scambi di proposte commerciali, ecc) 
2. Adesione al servizio newsletter.

3. Invio da parte di Vicenza Holding (tramite email, posta ordinaria, sms, mms, messaggi push-up, funzioni di messaggistica istantanea tipo whatsapp, telefax, chiamate telefoniche con operatore, social network e altri strumenti automatizzati) di comunicazioni commerciali e pubblicitarie - incluse newsletter - e offerte di vendita di Eventi di natura analoga a quelli già acquistati in precedenza dall’interessato (cliente) o a quelli che sono stati resi oggetto di richieste precontrattuali o di altra manifestazione di interesse dell’interessato (prospect), anche implicita (nel complesso denominato “soft spam”) 

Base giuridica del trattamento. Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati e conseguenze del mancato conferimento

Il trattamento per le finalità sub 1 ha la sua base giuridica nella necessità di Vicenza Holding di adempiere agli obblighi contrattuali e/o a esigenze di legge assunti con l’interessato (inclusa la diligente pianificazione, organizzazione degli Eventi e la partecipazione agli stessi) e l’adempimento degli obblighi assunti tramite il contratto (di fornitura, di collaborazione, di partnership, di prestazione d’opera o di servizi, di appalto, di concessione di spazi espositivi e/o pubblicitari di consulenza, di comodato, di agenzia) stipulato con l’interessato e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni assunti e di adempiere alle esigenze precontrattuali e quindi, a seguito dell’eventuale stipula, gestire e organizzare adeguatamente il contratto e pianificare/gestire efficacemente tutte le attività organizzative utili alla migliore esecuzione del contratto. Pertanto tale trattamento non richiede un preventivo consenso e l’interessato è altresì libero di non conferire i suoi dati, tuttavia, in tal caso, Vicenza Holding non potrà stipulare il contratto richiesto e/o erogare regolarmente la prestazione richiesta dall’interessato o dall’organizzazione cui lo stesso appartiene (es. partecipare alle iniziative d’interesse come i workshop e/o laboratori di attività didattiche e/o fornire i servizi connessi, ricevere forniture, ecc.) e/o Vicenza Holding non potrà adempiere agli obblighi di legge connessi al contratto.

Il trattamento per le finalità sub 2 (adesione al servizio newsletter) ha la sua base giuridica nel legittimo interesse di Vicenza Holding di restare in contatto con chi ha già dimostrato interesse agli Eventi del Titolare, aderendo al servizio di newsletter (quindi senza necessità di consenso dell’interessato).

Il trattamento per le finalità sub 3 (soft spam) ha la sua base giuridica nel legittimo interesse di Vicenza Holding a mantenere attivo, con ragionevole frequenza nel tempo, un contatto al fine di poter proporre, tramite canali elettronici/telefonici/cartacei, nuove opportunità relative a Eventi analoghi a quelli precedentemente acquistati/ contrattualizzati (nel caso dei clienti) oppure a quelli per i quali è stato manifestato interesse (nel caso dei prospect). Fatto salvo in qualsiasi momento il diritto di opporsi, pertanto il cd. soft spam, appena descritto, può lecitamente avvenire anche senza un previo consenso dell’interessato, che quindi non è necessario. 

Comunicazione e diffusione dei dati

Per le finalità sub 1 e 2 i dati sono comunicati da Vicenza Holding a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei propri sistemi informatici, siti web e banche dati, giornalisti e testate giornalistiche, società affidatarie di servizi necessari per l’organizzazione e gestione degli Eventi (es. installazione di allestimenti e attrezzature, editori di cataloghi cartacei e on-line, ticketing, logistica, security, vigilanza privata, pronto soccorso, personale ausiliario, ecc.), consulenti, banche (per l’esecuzione o la ricezione di pagamenti connessi agli Eventi), a Italian Exhibition Group Spa, ma anche a fornitori che per conto di Vicenza Holding svolgono servizi o forniscono prodotti necessari e/o funzionali all’organizzazione degli Eventi (es. fotografi e/o videomakers che realizzano i materiali video-audio o la relativa post-produzione, giornalisti e testate giornalistiche, agenzie di pubblicità, comunicazione e/o pubbliche relazioni, società di editoria digitale e cartacea che producono nostri materiali pubblicitari o promozionali, utilizzati per organizzare e gestire di Eventi), partner commerciali terzi con i quali è condivisa l’attività di realizzazione e/o promozione di Eventi, società di vigilanza privata e Autorità di pubblica sicurezza.

I dati possono altresì essere comunicati ad avvocati, dottori commercialisti, sindaci, revisori dei conti, fornitori di servizi di certificazione qualità, audit indipendenti, per esigenze di natura legale, contabile, di bilancio, di certificazione del sistema di gestione della qualità, e per l’ottenimento di report specifici. Alcuni dati sono comunicati a consulenti in materia di sicurezza e igiene dei luoghi di lavoro al fine di permettere il corretto adempimento delle formalità di legge.

Per le finalità sub 3 i dati sono comunicati a: società incaricate di operare analisi di marketing, ad agenzie di pubblicità, comunicazione e/o pubbliche relazioni, società di editoria digitale e cartacea che producono materiali pubblicitari o promozionali, società di produzione di siti web o blog, società di web marketing, soggetti incaricati della ideazione e/o manutenzione di materiali promozionali, società di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, siti web e database utilizzati per organizzare e gestire gli Eventi, agenzie di immagine. 

Tali terzi tratteranno i dati in veste di Responsabili Esterni attenendosi alle direttive scritte e sotto la vigilanza di Vicenza Holding.

Per tutte le suddette finalità, inoltre, i dati vengono comunicati a terzi, fra cui Italian Exhibition Group Spa (in veste di Titolare Autonomo), che partecipano alla realizzazione e/o promozione degli Eventi, che tratteranno i dati quali titolari autonomi o contitolari o responsabili esterni. L’interessato può chiedere a Vicenza Holding un elenco dei contitolari, titolari autonomi e responsabili (vedi la sezione “diritti dell’interessato” della presente informativa).

Trasferimento all’estero di dati da parte di Vicenza Holding

Vicenza Holding non trasferisce dati all’estero.

Durata del trattamento da parte di Vicenza Holding

Nel caso delle finalità sub 1 e/o 2 Vicenza Holding tratta i dati per 10 anni dalla data di stipula del contratto (nel caso di clienti e fornitori) o dalla raccolta del dato dell’interessato (nel caso dei prospect).

Nel caso delle finalità sub 3 Vicenza Holding tratta i dati fino ad eventuale opposizione dell’interessato (nel caso di clienti e prospect). 

Vicenza Holding tratta i dati per un periodo di 60 giorni, dopo il termine di ciascun Evento, nel caso di dati resi disponibili presso punti di raccolta delle richieste di assistenza comunicate dai visitatori dai partecipanti a workshop/webinar e/o ai laboratori di attività didattiche.

Vicenza Holding tratta i dati contenuti nel catalogo promozionale (cartaceo e/o digitale) degli Eventi al massimo per 2 edizioni del catalogo. 

Vicenza Holding tratta i dati necessari per le finalità di sicurezza informatica (es. registrazioni di log-in, log falliti e log-out, in sede di accesso ad aree riservate nei siti web di Vicenza Holding relativi alle proprie Manifestazioni) per 1 anno dalla raccolta. Le registrazioni dei logs relativi alla lettura di informative privacy on-line di Vicenza Holding e alle azioni on-line (es. click, flag e simili) tramite le quali avviene la comunicazione a Vicenza Holding del consenso dell’interessato vengono conservate per 10 anni dalla raccolta. 

In caso di contenzioso tra l’interessato e Vicenza Holding o suoi terzi fornitori i dati vengono trattati per il tempo necessario ad esercitare la tutela dei diritti di Vicenza Holding o dei terzi fornitori e cioè fino all’emissione e integrale esecuzione di un provvedimento avente valore di giudicato tra le parti o di una transazione. 

Cessata la suddetta rispettiva durata massima i dati personali sono definitivamente distrutti oppure resi totalmente anonimi.

Diritti dell’interessato

I soggetti interessati, utilizzando i dati di contatto del Titolare (Vicenza Holding S.p.A., Via dell’Oreficeria, 16 - CP 327, 36100 Vicenza (Italy) , possono esercitare i seguenti diritti, previsti dal GDPR e/o, secondo i casi, dalla diversa normativa locale applicabile di volta in volta nel Paese extra-UE rilevante in relazione al trattamento dei dati:

• Accesso ai propri dati personali trattati dal Titolare. 
• Rettifica o integrazione dei dati inesatti o incompleti.
• Cancellazione di dati obsoleti, ove non vi abbia provveduto in autonomia il Titolare, nei casi in cui (i) non siano più necessari ai fini del trattamento dati, (ii) l’interessato abbia revocato il proprio consenso al trattamento dei dati per i quali per legge sia necessario tale consenso, (iii) l’interessato si sia opposto al trattamento dei dati, (iv) il trattamento dei dati personali sia illecito, (v) i dati personali debbano essere cancellati per ottemperare a un obbligo di legge in capo al Titolare. 
• Limitazione del trattamento dei dati personali, qualora (i) sia contestata l’accuratezza dei dati personali dell’interessato, per consentire al Titolare di effettuare le verifiche del caso, (ii) l’interessato intenda limitare i propri dati personali anziché cancellarli, nonostante il trattamento sia illecito, (iii) l’interessato desideri che il Titolare conservi i dati personali in quanto ritenuti necessari per difendersi in azioni legali, (iv) l’interessato si sia opposto al trattamento ma il Titolare debba eseguire verifiche per appurare la sussistenza di motivi legittimi al trattamento che prevalgano sui diritti dell’interessato.
• Portabilità dei dati (cioè, di ottenere una copia in formato leggibile da un elaboratore dei dati forniti da parte dell’interessato al Titolare, o di farne comunicare tale copia ad altro titolare indicato dall’interessato, quando i dati si riferiscano ad un contratto in essere tra l’interessato e il primo Titolare e gli stessi siano trattati mediante software) nei limiti previsti dalla normativa applicabile. 
• Opposizione al trattamento eseguito in base ad un interesse legittimo del Titolare.
• Diritto di non essere soggetto ad un processo decisionale automatizzato che produce effetti legali che riguardano o in modo simile influiscano significativamente sull’interessato e di opposizione all’esito di una eventuale decisione automatizzata del Titolare relativa al trattamento dei dati personali dell’interessato. Un processo decisionale automatizzato si ha quando vengono prese decisioni impiegando mezzi tecnologici senza coinvolgimento umano.

Tale diritto non sussiste allorquando la suddetta decisione automatizzata i) sia necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto tra l'interessato e un titolare del trattamento, o ii) sia autorizzata dal diritto della UE o dello Stato membro UE cui è soggetto il titolare del trattamento, che in tal caso precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell'interessato, oppure iii) si basi sul consenso esplicito dell'interessato.

(Nota Bene: il Titolare in ogni caso non si avvale di processi decisionali automatizzati).

• Revoca del consenso quando il consenso per legge sia la base giuridica del trattamento (fermo restando la liceità del trattamento eseguito fino al momento della revoca).
• (quando applicabile il GDPR) Diritto di Reclamo all’Autorità di controllo competente; in Italia è il Garante per la protezione dei dati personali – Piazza Venezia 11 - IT-00187 - Roma), tel. (+39) 06.69677.1, e-mail: .
• (quando applicabile una normativa sulla protezione dei dati personali diversa dal GDPR) Diritto di reclamo, di azione in giudizio e/o di risoluzione alternativa della controversia, previsto di volta in volta dalla normativa estera applicabile

Informativa (Clienti - Fornitori) di Vicenza Holding Spa – rev. 08.04.2025